Outlook　Express　の例による電子メール活用術【返信編】

メールを受け取ったら、返事はなるべく早く出したいものです。特に、その人から受け取る最初のメールの場合は、無事届いたという報告メールを出すと相手も安心します。受け取ったメール全てに返信する必要ありませんが、こまめに返事を出すのがメール上達の近道です。

■ 受信したメールに返信するには
■ 引用は必要以上にしない
■ 受信したメールを転送するには
■ 「全員に返信」するには
■ メールの返事はお早めに
　


　
受信したメールに返信するには
　メールの返事を書く時は、新規にメッセージを作成するより、「返信」ボタンを使うと便利です。
  1. 返事を書きたいメールを開いた状態で、「返信」ボタンをクリック
     
  2. メールの宛先と件名が既に入ったウィンドウが表示される。返信のメッセージを書き込んで、「送信」ボタンをクリックすればOK
     
  3. このとき、「件名」には元のメールの件名の前に「Re」がつけられることが多いので、必要に応じて変更して、わかりやすくすることも必要なときがあります。
    　もちろん、元の件名に「Re」を冠しただけの方がわかりやすいことが多いです

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引用は必要以上にしない
　メッセージの引用は、話の文脈をハッキリさせるためには有用なものです。しかし、必要以上に引用を続けると、かえって読み辛くなる。企業によっては、やりとりの履歴を正確に残すために敢えて全文引用する場合もあるようですが、特別な理由がない限り、適度な長さに切るようにしたほうが効果的です。

　Outlook　Expressの場合、返信メッセージには
　　　---Original Message ----  として元のメールが一部ヘッダ情報つきで添付されますので、必要のない部分は消しておく必要があります。

　効果的な引用としては、元のメールの必要部分だけを断片的に残し、すぐ下にそのメッセージに対するコメントを記入する方法が一般的のようです。

 

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受信したメールを転送するには
　Outlook Expressの転送機能を使うと、自分が受信したメールを他のメールアドレス（人）へ転送することができます。上司や仕事の関係者にメールを見ておいてもらいたい時、自分が持っている別のメールアドレスに転送しておきたい時にもこの機能を使うと便利です。
  1. 　転送したいメールを開いた状態で、ツールバーの「転送」ボタンをクリック
     
  2. 　宛先欄に、メールを転送したい人のアドレスを記入して、「送信」ボタンを押すだけで転送が出来ます。

    　転送の場合にはただ転送しただけでは受け取った側が意味がわからないので、送信するメールの最初の部分に「誰々から来たメールを○○の理由で転送しておきます」などと一言添えておくといよりわかりやすくなります。
    　また、件名には、自動的に「Fw」（forward:転送の意）が付けられるので、受け取った側は「転送されたメールだな」とわかります。

 

「そのまま転送」機能

    　転送機能で送られるメールは差出人が「転送した人」になりますが、Eudoraの「回送」やEdMaxの「そのまま転送」機能を使うと、元のメールの差出人があたかも転送先に送ったかのように送ることも出来ます。
    　ただし、この場合もメールのヘッダを見ればどのような経路で送られてきたかはわかります。

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「全員に返信」するには？
　Ccで届いたメールや、複数の「宛先」の中の一人として受信した場合などに返信する時、普通に「返信」ボタンを使って返信すると、もとのメールを送信してきた相手にしか返信されません。
　これを、Ccで送られてきた他の人や「宛先」に指定されたほかの人にも返信メールの内容を読んでもらいたい時は、「全員へ返信」というボタンを使うと便利です。
　このボタンを押すと、宛先の欄に、全員のメールアドレスを自動的に挿入することができます。
  1. 　送信されてきたメールを開き、「全員へ返信」ボタンをクリック
     
  2. 　すると、宛先の欄に元のメールの宛先全員が自動挿入される。この状態で返事を書いて送信すれば全員に返信できるというわけです。
    　ただし、BCCで送られた人はわかりませんので、その人には送ることは出来ません。

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メールの返事はお早めに
　メールの返事はなるべくその日中、間に合わなくても2〜3日のうちには返事をしたいですね。
　インターネットの電子メールの場合、確実に相手に届いたかどうかはわかりませんので、返事がないと、メールが届いたのかどうか心配になります。
　すぐにはメールを出せない時でも、「確かに受信しました」だけでも返信しておくことも大切になります。また、用事があって返事が遅れた場合は、一言謝っておくのも忘れずに。
　電子メールの場合、相手の顔が見えないだけに必要以上に丁寧になっても良いと思います。

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