Outlook　Express　の例による電子メール活用術【整理編】

メールが電話や手紙と違って便利なのは、過去のやり取りを全て記録しておけること。何百通というメールの中から、特定のメールを探し出すことだって簡単だ。検索性に富んだメールの機能を最大限に利用するためにも、Outlook Expressで何ができるかを把握しておこう。

■ フォルダを使ってメールを整理する
■ メールの振り分け機能を使う
■ メールボックスを変換する
■ 受け取ったメールを検索する
■ メールを並べ替える
　


　
フォルダ使ってメールを整理する
　普通に受信すると、メールは「受信トレイ」に入っていきます。日が経つにつれて、受信トレイの中のメールが沢山になって来て、特定のメールを探し出すのが難しくなってきます。
　目的のメールを素早く見つけ出すためにも、受信したメールは目的別にフォルダを作ってその中に整理してくことが便利です。
  1. 　「ファイル」メニューから「フォルダ」→「新規作成」
     
  2. 　作成したいフォルダ名を入力し、フォルダを作成する場所を指定し、「OK」をクリック
     
  3. 　作成したフォルダにメールをドラッグ＆ドロップすれば、メールを移動できます
     

［ページのトップに戻る］



メールの振り分け機能を使う
　上の項目でメールをフォルダに分ける方法を説明しましたが、メールを受け取る度に手作業で整理するのは億劫ですね。一日に受け取るメールの量が多い人はなおさらです。そんな人には、「メッセージルール」によるメールの振り分け機能。
　いくつかの指定方法がありますが、ここでは、特定のアドレスのメールを、指定したフォルダに移動させるルールを例示します。
  1. 　「ツール」メニューから「メッセージルール」→「メール」を選ぶ
     
  2. 　「メールルール」タブを表示させ、「新規作成」をクリック
     
  3. 　「1.ルールの条件を選択してください」で、「送信者にユーザが含まれている場合」にチェックする。「3.ルールの説明」で「ユーザが含まれている」の部分をクリックする。
     
  4. 　名前を入力して「追加」ボタンをクリックするか、「アドレス帳」をクリックしてユーザを選択する。追加できたら、「OK」をクリックしてウィンドウを閉じる。
     
  5. 　次に、「2.ルールのアクションを選択してください」の部分で、「指定したフォルダに移動する」にチェックを入れる。
    「3.ルールの説明」で「指定したフォルダ」の部分をクリックする。
     
  6. 　移動させたいフォルダを選択して「OK」をクリックする。まだフォルダを作ってない場合は、「新規フォルダ」で作成する。
     
  7. 　最後にルール名を入力して「OK」をクリックする。以上でルールの設定は完了です。
     

［ページのトップに戻る］



メールボックスを変換する
　Outlook Expressを使ってみたいけど、既に他のメールソフトを使用していて、今までのメールやアドレス帳が使えなくなると困ると感じている人もいることでしょう。でも、Eudora ProやNetscape Communicator等、大抵のアドレス帳は、Outlook Expressにインポートできます。
  1. 　「ファイル」メニューから「インポート」→「ほかのアドレス帳」を選択する。
     
  2. 　ソフトの一覧の中から、移したいデータのあるソフトを選択し、「インポート」をクリックする。これだけで、アドレス帳の中身をOutlook Expressに移すことができます。

［ページのトップに戻る］



受け取ったメールを検索する
　会議の日程を連絡したメールや、メールマガジンで受け取った新技術情報など、後から特定のメールを探したい時があります。そんな時はOutlook Expressの検索機能を使うと便利です。キーワードによる検索の他に、送信者や日時、フォルダ名を指定して検索できます。
  1. 　Outlook Expressのツールバーの「検索」ボタンをクリック
     
  2. 　「参照」ボタンを押して、検索する場所（フォルダ名）を選択する。その後、送信者、宛先、件名、メッセージ中のキーワード等を指定して「検索開始」ボタンをクリック
     
  3. 　検索が終了すると、下のウィンドウに該当するメールの一覧が表示されます。一覧の中のメールをダブルクリックすると、そのメールを開いて読むことができます。

［ページのトップに戻る］


メールを並べ替える
　通常、受信メールは日付順に並んでいますが、フォルダ内に入っているメールを日付や件名、送信者でソートすることができます。例えば特定の人からのメールをまとめて読みたい時は、送信者で並べ替えるとわかりやすくなります。
  1. 　送信者の順に並べ替えたい場合、まず、メール一覧の上の「送信者」をクリックする。
     
  2. 　すると送信者の表示順に並べ替えられますので、差出人や各メールニュースごとにまとめられて読みやすくなります。

［ページのトップに戻る］

[ 電子メールを楽しもうへ | [返信編へ]