Outlook　Express　の例による電子メール活用術【送信編】
■　メール送信の基本
■　メールに署名を付けよう
■　添付ファイルを送ろう
■　アドレス帳を使いこなそう
■　重要なメールだと知らせたい時は？
■　Cc、Bccって何？


メール送信の基本
  • わかりやすい件名をつける
    　メールを送信する時は、何についてのメールかすぐにわかるような件名を付けましょう。特に仕事でメールを使う場合は、相手にすぐ読んでもらえる様な、具体的で分かりやすいタイトルを付けることも重要になってきます。
  • 具体的には以下の順序で操作する
  1. Outlook Expressを起動し、ツールバーの一番左にある「新しいメール」ボタンをクリック
     
  2. 「宛先」に送信先のメールアドレスを記入
     
  3. 「件名」にメールのタイトルを記入
     
  4. 下の本文欄にメッセージを入力
     
  5. 「送信」ボタンをクリックすればメールは送信されます
     
※ 注意

メールの送信は「テキスト形式」で

    　Outlook Expressの最初の設定では、送信メールを「HTML形式」で送るようになっています。しかし、HTML形式に対応していないメールソフトもあり、それらのメールソフトを使っている人は、HTMLメールを読むことができません。
    「テキスト形式」で送れば、どのメールソフトで受け取っても読むことができるので、メールの送信設定を変更しておいたほうが無難でしょう。
    　設定の変更は、Outlook Expressの「ツール」メニューから「オプション」を選び、「送信」タブをクリック。「メール送信の形式」の「テキスト形式」にチェックを入れればOKです。

親しい仲ならHTML形式も楽しい

    　ただ、親しい相手の場合、そして、相手がHTML形式の電子メールを受け取ることがわかっている場合にはHTML形式できれいなメールを送ってあげるのも楽しいものです。
    　メールに絵や写真を貼り付けることが出来るのでホームページのように綺麗になったり、BGMがつけられたりします。

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メールに署名を付けよう
　「署名」は、メールの中でも名刺の役割を持った重要な部分。メールを受け取った相手に、誰からのメールなのかを一目で把握してもらう役割も果たしてくれます。
スッキリと見やすい署名を作成すれば、自分のイメージアップにもつながるかもしれません。

1　メールに挿入する署名を作成するには、Outlook Expressの「ツール」メニューから「オプション」を選びます。

2　そして、以下のように操作します
　(1)「署名」タブをクリック
　(2)「作成」をクリック
　(3)「署名」を入力
　(4)「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェック

3　署名の作成が完了したら、「新しいメール」ボタンをクリックして、正しく署名が挿入されるか確認しましょう。無事挿入されたら、署名の前行に、本文を書き込んでいけばOKです。
　

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添付ファイルを送ろう
　添付ファイルを使えば、画像や音声、その他ワープロ・表計算書類等を送信することもできます。この場合、その書類を開くためのアプリケーションを相手が持っているか、事前に確認しておくと良いでしょう。サイズが大きくなりそうな時は、相手の通信時間を短縮する意味でも圧縮して送信する等の配慮も大切です。

1　「新しいメール」ボタンをクリックして出てくる「メッセージの作成」ウィンドウで、ツールバーの「添付」ボタンをクリック

2　添付したいファイルを選択し、「添付」ボタンをクリック

3　「メッセージの作成」ウィンドウに、「添付」欄が現れここに添付したファイルの名前が表示されます

あとはメールの宛先と件名、本文を入力して送信すればOKです。

添付ファイルの形式をメッセージに記載
　これは、相手に対する思いやりですが、添付したファイルの形式をメッセージ本文に記載しておくと、受け取った側もわかりやすくてよいと思います。
　例）　「Word97のファイルを添付」
　　　　「添付した画像ファイルはJPEG形式です」などなど

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アドレス帳を使いこなそう
　Outlook Expressの「アドレス帳」には、メールを送信する相手のメールアドレスを登録しておくことができます。この機能を使えば、メールを作成する度にアドレスを入力する手間が省けるので便利です。また、グループを登録することにより、複数の人に簡単にまとめて同じメールを出すこともできます。

  1. 　ツールバーの「アドレス」ボタンをクリック
     
  2. 　「新規作成」ボタンをクリックし、個人を登録する場合は「新規の連絡先」、グループを登録する場合は「新規グループ」を選択
     
  3. 　「新規の連絡先」を選んだ場合、登録したい個人の名前やメールアドレスを入力します。
    　「新規グループ」を選んだ場合、グループ名を入力して「選択」ボタンをクリックします。左欄のアドレスのリストから、グループに登録したい人を選び、「選択」ボタンで右に移す。リストにアドレスがない時は、「新規の連絡先」ボタンでアドレスを追加します。
     
  4. 　それぞれ「OK」ボタンをクリックしてウィンドウを閉じると、登録したアドレスやグループが一覧に追加されます。メールのアイコンは個人の連絡先、メールに人の顔が付いたアイコンはグループをあらわしています。
     
  5. 　アドレス帳に登録したグループや個人名は、Outlook Expressのメイン画面左下の「連絡先」にも表示されます。ここをダブルクリックすると、簡単にその人（グループ）宛てのメールが作成できます。

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重要なメールだと知らせたい時は？
　Outlook Expressでは、メールに「重要度」が設定できます。大切なメールや、真っ先に読んでもらいたいメールにこの「重要度」を設定すると良いでしょう。ただ、あまり頻繁にやると効果が半減するので注意したほうが良いでしょう。

1　「メッセージの作成」ウィンドウの「メッセージ」メニューから、「重要度」→「高」を選ぶ。

2　すると、ウィンドウの上部に、赤い「！」マークが表示される。この状態でメールを送信。

3　重要度を「高」に設定したメールを受け取ると、受信したメールボックスに赤い「！」マークが表示される。ただし、相手の使っているメールソフトによっては、表示されない場合もあります。

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Cc、Bccって何？

　仕事のやり取り等で、自分が送信したメールを、上司や関係者にも読んでもらいたいことがあります。そんな時に役立つのがCcとBccの機能です。内容を理解した上で上手に使い分けると便利です。

　左側のアドレスリストから、メールを送信したい人を選び、それぞれ「宛先」「Cc」「Bcc」ボタンをクリックし、振り分けて使います。
 

宛先

 

[宛先] ボックスには、メッセージの本来の送り先を指定します。送り先が複数ある場合は、半角のカンマ (,) または半角のセミコロン (;) で区切ることにより、一度に複数の相手に送信することができます。

Cｃ

 

"CC" とはカーボン コピー (Carbon Copy) の略で、直接の送り先 ([宛先] ボックスで指定した送り先) とは別の宛先にメッセージのコピーを送るとき、この [CC] ボックスを使用します。
　メッセージのコピーですから、基本的に、[CC] ボックスに指定した相手へは「ご参考までに送ります。」という意味でメッセージを送ることになります。また、CC としてメッセージを 受信した方も、そのメッセージは単なる情報として受け取り、原則として返信する必要はありません。
　[宛先] ボックス同様、半角のカンマ (,) または半角のセミコロン (;) で区切ることにより、複数の送り先を指定できます。

Bcc:

 

　"BCC" はブラインド カーボン コピー (Blind Carbon Copy) の略で、[CC] ボックスと同様に、本来の送り先以外にメッセージのコピーを送るときに使用します。
　[CC] ボックスとの違いは、「ブラインド」とあるように、名前が見えないということです。[宛先] もしくは [CC] ボックスに指定された送り先はメッセージ ヘッダーに記述されるため、誰にそのメッセージが送信されたかわかりますが、[BCC] ボックスで指定された送り先は受信したメッセージに現れないので、メッセージの送信者と [BCC] に指定された受信者本人しかそのメールが送られていることを知ることはできません。
　[BCC] ボックスでも、半角のカンマ (,) または半角のセミコロン (;) で区切ることにより複数の送り先を指定できます。しかし、[BCC] ボックスに指定された人も、他の誰に [BCC] としてメッセージが送信されたかはわかりません。
　メールの受信者に、他の誰にメールが送信されているか知られたくない場合、ここに登録します。

     

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メッセージの送り先指定例

メッセージ送信時に以下のように送り先を指定したとします。

     [宛先]  A さん
     [CC]    B さん
     [BCC]   C さん, D さん
     [件名]  メッセージ例
そのメッセージは、各受信者のところで、以下のように表示されます。
     [宛先]  A さん
     [CC]    B さん
     [件名]  メッセージ例

 
  • A さんは、このメッセージは自分宛で、B さんにも知っておいて欲しい情報だということがわかります。しかし、このメッセージが C さんと D さんにも送られていることはわかりません。
     
  • B さんは、このメッセージは A さん宛で、自分にも知っておいて欲しい情報だということがわかります。しかし、このメッセージが C さんと D さんにも送られていることはわかりません。
     
  • C さんは、このメッセージが A さん宛で B さんにも知っておいて欲しい情報だということがわかります。また、[宛先] にも [CC] にも自分の名前が無いのに、自分にこのメッセージが届いているので、[BCC] として指定されたということがわかります。しかし、このメッセージが同時に D さんにも送られていることはわかりません。
     
  • D さんも、C さんと同様に、自分は [BCC] として指定されたことが分かりますが、同時に C さんにも送られているということはわかりません。

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